효율적인 업무 방식에 대한 개인적인 고민을 정리하고 있습니다.
일하면서 가장 답답했던 순간 중 하나가 바로 필요한 결정을 미루는 이와 일할 때 이다.
당장 회의실에서 5분, 10분의 대화면 충분히 정리될 안건도 바로 정하지 못한다. 모두가 생각하지 못한 변수가 있을 수 있기 때문에 차분히 결정해 보겠다는 것이 아니다. 정말 그저 단순한 사안일 뿐임에도 의사결정 능력이 없는 것이다.
이런 이들과는 결정 대신 이런 절차가 시작된다. 그리고 모두를 괴롭히게 된다.
- 각자 의견을 따로 메일로 보내라.
- 이 의견을 취합해서 엑셀로 정리해라.
- 엑셀에 정리한 각 의견들을 다시 A, B, C 등급 각자 우선순위나 중요도를 생각해서 나눠라.
- 왜 그렇게 나눴는지 근거를 각자 또 제시해라.
이 과정을 거치는 동안 빠른 의사결정이 필요한 문제는 이미 기회를 놓치거나, 진행 속도가 마비된다. 내부 프로세스를 핑계로 시간만 흘려보내는 셈이다.
이런 일들이 쌓이게 되면, 내부 구성원들은 종종 이런 생각을 하게된다.
“정말 일을 해본 경험이 있는 사람일까? 아니면 결정을 회피하는 게 습관이 된 것일까?”
무엇이든 의사결정해야 하는 자리에 있다면, 속도감 있게 방향을 잡는 것이 중요하다. 합당한 사유나 철학 없이 괜히 절차를 늘리는 행위는 스스로 일 잘하는 척만 하고 있는 것에 지나지 않는다.
결국 현장의 문제는 그대로 남고, 구성원들은 허탈함 속에 불필요한 작업만 반복하게 된다.
당사자가 의도했건 의도하지 않았건, 이러한 업무적 손실을 초래하지 않으려면 다음과 같은 사항들을 명심하며 업무에 임하는 것이 좋겠다는 생각이 들었다.
- 즉시 결정할 사안과 숙의할 사안을 구분한다.
- 단순히 선택만 하면 되는 일은 바로 그 자리에서 결론을 내린다.
- 장기적 영향이 큰 안건만 자료 취합과 숙의를 거치도록 한다.
- 위와 연계하여, 회의 시간 안에 ‘가결/보류’ 원칙을 세운다.
- 모든 안건은 회의가 끝날 때 최소한 “지금 정할지, 나중에 정할지”를 확정한다.
- 끝나고 나서 다시 메일을 돌리는 방식은 최대한 줄인다.
- 책임 있는 사람을 지정한다.
- 모두가 의견만 내고 책임은 지지 않는 구조에서는 결코 결정이 빨라지지 않는다.
- 최종 의사결정자가 명확히 드러나야 한다. 그런데.. 만약 의사결정권자가 자신은 권한이 없는척 유체이탈을 시도한다면.. 정말 답이 없다.
- 결정의 기준을 단순화한다.
- “우리가 이 일을 하는 목적에 맞는가?”
- “지금 결정하지 않으면 어떤 리스크가 생기는가?”
앞서 이야기 했지만, 합당한 사유나 철학 없이 괜히 절차를 늘리는 행위는 결국 일을 하는 것이 아니다. 과정이 아니라 회피일 뿐.
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